Het einde der tijden voor ‘platte OCR’?

Business Software Group (BSG) laat er geen enkele twijfel over bestaan: het einde der tijden voor ‘platte OCR’ is nabij. Het einde ook aan frustraties van eindgebruikers die dachten dat ze met geautomatiseerde factuurverwerking nagenoeg geen handwerk meer zouden hebben. CIM Robot, met daarin als kern de unieke Robotic Document Recognition (RDR-) technologie, is wél die sleutel voor betere, efficiëntere (en een foutloze!) geautomatiseerde verwerking van (onder meer) inkomende facturen.

De opkomst van Robotic Process Automation (RPA) betekent een enorme boost voor de markt van input management oplossingen, zoals capturing. De RDR-technologie van BSG betekent niet eens a small step, but a giant leap forward… De markt volgt de ontwikkelingen van BSG met haar RDR-technologie daarom op de voet, volgens Gerard Hofman, directeur BSG. ‘Met deze nieuwe ontwikkeling wordt het namelijk een stuk interessanter – zowel voor onze partners en andere aanbieders in deze markt als voor eindgebruikers - om projecten te doen waarbij inkomende documenten (om te beginnen facturen, orders, pakbonnen et cetera) geautomatiseerd worden verwerkt. De RDR-engine herkent de documenten, extraheert de gegevens ervan en zet deze als XML File door naar het achterliggende financiële systeem. Tegelijkertijd kunnen deze XML bestanden ook gevalideerd worden.
 

Einde aan frustraties
Volgens Hofman raken bedrijven en organisaties die de stap (willen) zetten richting geautomatiseerde factuurverwerking behoorlijk gefrustreerd van het feit dat vervolgens nog altijd veel gegevens niet automatisch goed worden herkend. ‘In veel gevallen halen die applicaties amper de 50% herkenning. Dat betekent veel uitval in de ‘productie’ en voor de helft van de documenten nog handmatige verwerking. Dat is echt een grote frustratie voor eindgebruikers. Bovendien is dat niet de verwachting die je vandaag de dag zou mogen hebben. OCR zit qua resultaat aan haar plafond. Wil je betere resultaten dan moet je boven dat plafond uitstijgen, naar de volgende verdieping en die ga je simpelweg niet met OCR bereiken. Met RDR wel…’

Vertrouwen
‘Feitelijk is die laatste stap, het valideren van de  XML-files niet per se noodzakelijk, maar het geeft wel meer vertrouwen bij de gebruikers. En vertrouwen is in dit type toepassingen een belangrijk aspect’, aldus Hofman. ‘De innovatie zit dus niet (meer) in de verdere ontwikkeling van OCR als techniek om informatie uit een digitaal (gemaakt) bestand te lezen. De winst zit in de ontwikkeling van een engine die de context van documenten herkent, begrijpt, verwerkt en direct de gegevens als XML-file beschikbaar maakt.’

Integraties
Inmiddels kan de CIM robot worden geïntegreerd met belangrijke ERP-systemen, waarbij de geavanceerde functionaliteit wordt ‘ingebakken’ in de ERP-omgeving. ‘Op die manier kunnen bestellingen volledig geautomatiseerd op regelniveau worden gematcht aan leveringen en facturen. Dat is ongekend’, aldus Gerard Hofman. ‘Bedrijven die blijven doorgaan op de OCR-weg komen bedrogen uit. Ooit werden er belangrijke stappen gezet met OCR, maar vandaag de dag is er een nieuwe, overtreffende technologie beschikbaar. Eén die aansluit bij de praktijk van vandaag en die een eind maakt aan de frustraties van de eindgebruiker en wel voldoet aan de verwachtingen die je vandaag de dag mag hebben van technologie. Alles wat was, is niet meer.’

De CIM Robot baseert zijn succes op de documenten van de klanten zelf. Op basis van de dagelijkse praktijk van alle klanten wordt een verwerkingsbibliotheek aangemaakt. Hofman: ‘Iedereen profiteert dus van de ontwikkelingen van deze robot en krijgt een steeds snellere en verwerking.’      

Lees in DIT INTERVIEW hoe Hofman met BSG de markt voor verwerking van inkomende documenten in de toekomst voor zich ziet.

De RDR-engine (CIM Robot) is per direct beschikbaar. Ook voor partners die met hun oplossing willen aansluiten op deze nieuwe geavanceerde herkenningstechnologie.