Er zijn oplossingen, maar zien we die wel?

Onbekend maakt onbemind?

( Redactie) Naar aanleiding van de belangrijkste conclusies uit het National WOB-onderzoek dat door VakWereld in samenwerking met Smart Profile is uitgevoerd afgelopen najaar, zou je bijna denken dat de oplossingsrichtingen die voorhanden zijn niet of nauwelijks bekend zijn. Immers, als het probleem het vinden van informatie is, dan zijn er oplossingen. Als het probleem het anonimiseren van gevoelige gegevens is, dan zijn er ook oplossingen. Als het probleem het opslaan en beheren van gevoelige en/of al geanonimiseerde informatie is, dan zijn dar ook oplossingen voor. Hoe kan het dan dat juist die onderdelen de meest heikele punten zijn en als bijzonder vervelend en belemmerend worden ervaren volgens de respondenten in het onderzoek?

Het nationale WOB-onderzoek heeft duidelijk laten zien dat er grote onzekerheid heerst bij de betrokkenen of de juiste en/of de volledig informatie wel beschikbaar is en of alle gevoelige informatie op de juiste manier is beschermd tegen onbevoegde ogen. Dat zijn belangrijke overdenkingen bij alle betrokkenen van een WOB-procedure. Ongeacht wie dat zijn, van juridische zaken tot vakspecialisten en van DIV tot de afdelingsmanager. Daarnaast is het een doorn in het oog dat informatie vaak niet goed te vinden is. Men heeft in veel gevallen nauwelijks idee welke informatie waar te vinden is.
 

Analyse
Een WOB-procedure begint bij een vraag van de buitenwereld over hoe een bepaald besluit tot stand is gekomen en welke documenten daaraan ten grondslag liggen. Besluiten die dus heel gericht over een bepaald onderwerp gaan. De gemeentelijke organisatie is echter niet zo goed ingesteld op dergelijke ad hoc vragen, waarvan enerzijds niet duidelijk is waar het antwoord is en ook niet precies wat het antwoord zou moeten zijn. Kortom, de informatie die nodig is voor het antwoord op de gestelde vragen en de bijbehorende documenten die tot de beslissingen hebben geleid, zijn lastig te traceren. Een goede analyse van welke informatie er is, wat daar in staat en waar het zich bevindt zou al een grote stap in de goede richting zijn. Dan weet je in ieder geval wél wat er aan informatie en documenten met betrekking tot een specifiek onderwerp binnen de organisatie aanwezig is.

Verzamelen
Een volgende stap is het daadwerkelijk verzamelen van alle op het WOB-verzoek betrekking hebbende informatie, met de bijbehorende documenten. Daarbij is het van belang dat alleen, maar wel alle, informatie over dat ene onderwerp in dat ene dossier over dit WOB-verzoek wordt verzameld. Je zou toch niet willen dat er informatie tussen staat die al helemaal geen betrekking heeft op de vraag en bovendien ook nog eens gevoelig blijkt te zijn. Verzamelen van informatie en documenten gaat des te makkelijker wanner een duidelijke structuur aan die informatie ten grondslag ligt. Dus een goed samengestelde set metadata die dergelijke documenten omschrijft en onderscheidt van andere documenten.

Anonimiseren
Dan komt vervolgens een van de belangrijkste belemmeringen: het anonimiseren van informatie. In de praktijk – zo blijkt uit het Nationale WOB-onderzoek - wordt dat grotendeels of geheel handmatig gedaan. Dus er komt een stapel prints op tafel en er wordt door medewerkers handmatig met de zwarte stift doorgehaald wat niet voor onbevoegde ogen geschikt is. In het gunstigste geval vindt het onleesbaar maken plaats met een digitaal tooltje. Maar is dat zou zo effectief en efficiënt? Als een medewerker eens een zwaar weekend heeft gehad, is die dan nog wel zo nauwkeurig in het herkennen van gevoelige gegevens? Waarom wordt er zo weinig gebruik gemaakt van automatische herkenning van specifieke informatie, met daaropvolgend een definitieve zwarting – voor dit kopiedocument - op basis van de criteria die gelden voor die gevoelige informatie? Uiteraard is het bijna onontbeerlijk dat er een bevoegd persoon uiteindelijk goedkeuring geeft aan het resultaat, maar dat is alleszins te prefereren boven alles handmatig of ongeveer alles handmatig doen. Toch? De grootste tijdsbesteding gaat volgens het onderzoek namelijk zitten in die anonimisering. De andere belemmeringen hebben meer betrekking op de kwaliteit van de informatie die is gevonden en het proces dat daarmee gepaard gaat.

Publiceren en beheren
Nadat alles is geanalyseerd, gevonden, verzameld en geanonimiseerd kan het, mits ter zake doend en op de juiste wijze, worden gepubliceerd. Wat is dan handiger dan een informatieverzameling met betrekking tot een specifiek WOB-verzoek op te slaan – inclusief de anonimisering - en als zodanig te beheren? De originele documenten blijven in de oorspronkelijke beheeromgeving. De geanonimiseerde informatie is immers wel onlosmakelijk verbonden aan die documenten. Anders zou het zomaar kunnen dat bij een aansluitende vraag een deel van de informatie is ‘verdwenen’. Dus zowel voor de originele als de anonieme versie van de documenten moet een effectief beheer worden afgesproken. Het lijkt wel documentmanagement…

Basis van het probleem aanpassen: het proces
Het komt er in het kort op neer dat in de markt al de nodige oplossingen en oplossingsrichtingen voorhanden zijn. Misschien ligt het probleem een stuk dieper. Meer in de basis van de organisatie: wie is er nu eigenlijk verantwoordelijk voor de afhandeling van een WOB-verzoek? Volgens het Nationale WOB-onderzoek bleek voor veel ondervraagden juridische zaken de aangewezen afdeling te zijn om verantwoordelijkheid te dragen. Echter, die vinden zelf, zo blijkt weer uit de kennissessie, dat zij deskundig niet inhoudelijk genoeg zijn om te kunnen oordelen of alles volledig is, of het goede er is, enz. Ze kunnen feitelijk alleen, gezien hun deskundigheid, oordelen of de gevoelige informatie afdoende beschermd is. De basis van het probleem is dus meer gelegen in de afhandeling van het proces: zijn de juiste procedures vastgelegd? Weet iedereen wat hij/zij moet doen als een WOB-verzoek op zijn/haar bordje valt en raakt hij/zij niet in paniek? En bovenal, weet iedere betrokkene wie waarvoor verantwoordelijk is en waar specifieke informaie te vinden is? Of gaan we dan toch maar weer met zijn allen naar de afdeling DIV om te vragen of ze voor ons wat documenten met betrekking tot een besluit kunnen vinden? En dan maar hopen dat het inderdaad het goede is en dat alles er is...