Doorlooptijd WOB in de praktijk nog langer…

Tijdens de kennissessie naar aanleiding van het nationale WOB-onderzoek door Vakwereld bleek dat de aanwezigen de (gemiddelde) tijdsbesteding van zo’n twee tot vijf dagdelen nog aan de lage kant vonden. Voor ongeveer 50% van de respondenten uit het Nationale WOB-onderzoek was die tijd wel de norm. Niet voor de aanwezigen bij de kennissessie dus. ‘Het duurt volgens ons langer voordat een WOB-procedure volledig is afgehandeld’, aldus de aanwezigen. Onduidelijk bleef of het dan gaat om de doorlooptijd of de daadwerkelijk eraan gewerkte uren…

Dat was niet het enige dat opviel uit het onderzoek. Ook het feit dat in ruim 40% van de gevallen de afdeling juridische zaken als eindverantwoordelijke wordt aangeduid viel de aanwezigen op. Waarschijnlijk omdat een deel ervan zelf jurist is, had men daar een duidelijk afwijkende mening over. ‘We hebben er – uiteraard – wel mee te maken, maar het zou toch eigenlijk vreemd zijn wanneer wij als jurist eindverantwoordelijk zijn over zaken die vakinhoudelijk niets met ons vak van doen hebben? Het zou veel logischer zijn dat de vakspecialist van dienst die eindverantwoordelijkheid zou dragen.’

Nu kan het uiteraard zou zijn dat het een kwestie is van interpretatie: de ondervraagde meent dat Juridische Zaken eindverantwoordelijk is, omdat die in veel gevallen wel meekijkt  en vaak ook aanstuurt. ‘Maar dat is toch niet hetzelfde als eindverantwoordelijk zijn?’

‘Event driven’
Wat ook duidelijk(er) naar voren kwam is dat WOB-procedures ‘event driven’ zijn. ‘Als er al een piek in de aanvragen is te bespeuren, dan is die meestal bij een gebeurtenis, bijvoorbeeld een wisseling van de wacht. De aanvragers willen dan wel eens weten hoe en waarom een bepaald besluit is genomen onder regie van de vorige verantwoordelijken. Dat is meestal voer voor discussie. En dus voor WOB-aanvragen, of tenminste een informatieverzoek.’ Dat laatste komt vaker voor. Een informatieverzoek is in veel gevallen makkelijker af te handelen en heeft juridisch een andere status. Bij een WOB-verzoek moeten documenten worden opgeleverd. Dat is aan strakke termijnen en randvoorwaarden verbonden. Een informatieverzoek kan in principe in een platte mail worden beantwoord. ‘Vandaar dat we in de praktijk eerst de aanvragers benaderen om te horen wat ze nu écht willen hebben’, aldus een van de aanwezigen. ‘Dan kom je in veel gevallen samen tot de conclusie dat het helemaal niet speciaal een WOB-procedure hoeft te zijn, maar kan worden volstaan met een informatieverzoek. Dat kan dan weer sneller worden afgehandeld en beantwoord. Daarmee is voor de aanvrager het antwoord sneller beschikbaar en het legt een veel minder grote belasting op de organisatie.’

Verschil in ervaring telt mee
Waar de aanwezigen het snel over eens waren, is dat ervaring telt. ‘Zoals je de mensen kunt benaderen om te horen wat ze nu écht willen weten, telt ook mee dat ambtenaren die ervaring hebben met het verwerken van WOB-aanvragen daar soepeler mee omgaan dan anderen. Ze weten hoe ze het moeten doen, bij wie ze moeten zijn en waar ze op moeten letten. Onbekendheid maakt dat mensen al snel in de verdediging schieten. Dat is helemaal niet nodig. Je doet gewoon je best om de aanvrager zo snel mogelijk en zo goed mogelijk te helpen. In ons geval is er een complete handleiding – of eigenlijk een compleet stappenplan -  waar mensen heel veel houvast aan hebben. Dat helpt. Eigenlijk zouden alle betrokken instanties een dergelijk draaiboek moeten hebben. Dat geeft ook direct meer duidelijkheid of je aan alles hebt gedacht’, zo meldde een van de aanwezigen.

Algemeen informatieprobleem
Dat informatie lang niet altijd even makkelijk is te vinden, konden de aanwezigen wel beamen. ‘Eigenlijk is dat niet alleen het geval bij een WOB-procedure’, zo werd gemeld. ‘Het geldt voor elke vorm van informatie aanvragen. De menselijke factor is bepalend voor het succes van je organisatie, vooral van je informatiebeheer. Het begint dus dat medewerkers zich (meer) bewust zijn van het belang van informatie en het beheer ervan. Wanneer je aan de voorkant wat meer aandacht besteedt aan het organiseren van je informatie, kun je aan de achterkant veel profijt hebben. Goed geregeld kost minder tijd. Daarvan is lang niet iedereen zich (genoeg) bewust en dat is jammer. We zijn al jaren bezig met zijn allen om grip te krijgen op informatiestromen, maar het lijkt wel of het steeds moeizamer gaat. De enorme groei aan en variëteit in informatie maakt het er zeker niet makkelijker op. Dat wil echter niet zeggen dat er niets aan is te doen. Maar of het nu zo opschiet… Men vindt adequaat informatiebeheer blijkbaar wel belangrijk maar niet urgent.’

Dat blijkt ook wel uit de antwoorden op de vraag hoe (on)toegankelijk informatie eigenlijk is. De meesten (>60%!) antwoordden daar dat het normaal is dat het zo lang duurt om iets te vinden: het is nu eenmaal moeilijk…’ Moeilijk is blijkbaar de norm. Maar met die houding ga je niet snel iets veranderen.

Juiste informatie
Voor zo’n 70% van de respondenten gold dat ze niet helemaal konden garanderen dat de geleverde informatie de juiste en volledige was. ‘Dat is wel logisch, gezien het voorgaande, maar wat ze dan wel zeker weten is dat de informatie wel aansluit bij de aanvraag. Het is immers de vraag of de aanvrager zelf wel precies weet wat hij nu eigenlijk zoekt. Pas als hij of zij aangeeft op zoek te zijn naar een specifiek document wat nog ontbreekt, weten wij dat er iets mis is met de volledigheid.’

Het grootste struikelblok in de hele handeling blijkt toch steeds weer de anonimisering. Daar gaat de meeste tijd en energie in zitten. ‘Het kan voor een deel geautomatiseerd, maar dat is volgens onze ervaring verre van ideaal. Tenminste, met de tool die wij nu gebruiken. Het is ook erg lastig. Persoonsgegevens zijn makkelijk te herleiden en te anonimiseren, maar wat met specifieke passages uit documenten die ook niet openbaar mogen worden? Hoe ga je dat dan doen, geautomatiseerd? Het wordt elke keer net weer iets anders geformuleerd en daarmee loop je met een automatiseringsoplossing toch steeds weer vast. Althans…’

Het is duidelijk dat nog veel winst valt te halen uit het afhandelen van een WOB-verzoek. Maar zolang dat nog het geval is, lijkt de Wet Open Overheid, die meer en proactieve transparantie eist, kansloos. Daar kon een deel van de aanwezigen zich prima in vinden…

U kunt het nationale WOB-onderzoek ook verkrijgen. Meld u aan met uw naam, organisatie en e-mailadres op redactie@vakwereld.nl. Kosten van één exemplaar bedragen 199 euro ex btw. Wilt u meer exemplaren? Dat kan, laat ons weten wat u wilt en we doen u een passende offerte.